仕事をうまくこなせばこなすほど、さらに仕事が舞い込んでくるもの。 多くの仕事を望んでいるときは良いですが、人間には限界があります。 どこかで線を引いて断らなければ忙殺される人生を送ることになるでしょう。 依頼をうまく断るコツについてまとめました。
依頼をうまく断るコツ
相手の気持ちを尊重しつつ、自分の立場や状況を理解してもらうことが重要です。以下を参考にしてください。
1. 迅速に返答する
- すぐに返事をする: 断ると決めたら、早めに返答することで、相手が他の選択肢を検討できる時間を確保できます。
2. 明確で正直な理由を伝える
- 理由を明確にする: 断る理由を簡潔に、正直に伝えましょう。
- 自己の限界を伝える: 自分のスケジュールや能力に余裕がないことを伝えましょう。
3. 感謝の意を示す
- 感謝の言葉を述べる: 依頼を受けたことに対する感謝の気持ちを伝えると、相手に対する敬意を示すことができます。
4. 曖昧な返答を避ける
- 明確に断る: 曖昧な返答は、相手に希望を持たせてしまうことがあります。「検討します」や「また今度」という表現を避け、はっきりと断りましょう。
5. 代替案を提供する
- 代わりの方法を提案する: 可能であれば、他の解決策や代わりの人を提案すると、相手も助かります。
- タイミングを提案する: 今は無理でも、後でなら可能な場合、その旨を伝えるとよいでしょう。
6. 自信を持って断る
- 自己主張をする: 自分の時間やエネルギーを守るためには、しっかりと自己主張することが大切です。
- 罪悪感を持たない: 断ることは自己管理の一部であり、必ずしも悪いことではありません。罪悪感を持たずに断ることを心がけましょう。
7. 練習を重ねる
- 断り方を練習する: 断るのが苦手な場合、事前にシナリオを考えたり、友人と練習したりすると、自信を持って断れるようになります。
具体例
- 例1: スケジュールが合わない場合 「お誘いいただきありがとうございます。でも、その日は他の予定が入っていてお手伝いできません。別の日なら可能かもしれませんので、また誘ってください。」
- 例2: 自分の能力を超える依頼の場合 「お声がけいただきありがとうございます。しかし、その仕事は私の能力を超えているため、お役に立てないかもしれません。代わりに○○さんに相談されてみてはいかがでしょうか。」
- 例3: 単純に時間がない場合 「ご依頼ありがとうございます。しかし、現在のプロジェクトで手一杯で、新しい仕事を引き受ける余裕がありません。また次の機会にぜひお手伝いさせてください。」 「その仕事に興味があり、取り組みたいのはやまやまですが現在〜の業務で手一杯です。この業務が一週間遅れてもよろしければ仕事を引き受けられますがいかがでしょうか。」
最後の例は断っておらず、自分が受け入れられる条件を提示しています。 どうしても断れない場合はこのような手段をとってみてはいかがでしょうか。